O escritório conecta uma conta Google uma única vez. O administrador abre o menu Organização, aba Google, clica em Conectar com Google e escolhe a conta do escritório. Na tela do Google, aceita as permissões de Drive, Gmail e Calendar. Quando volta, a seção Google Drive mostra o e-mail conectado.
Dessa única conexão saem três usos: a pasta de cada cliente no Drive, a triagem dos e-mails no Gmail e os links de reunião no Meet. Os três capítulos abaixo explicam cada um. Para trocar de conta, desconecte na aba Google e conecte de novo escolhendo outra conta.
Atenção. Só administradores conectam. Use a conta Google que a equipe já espera ver no Drive institucional, de preferência uma conta Google Workspace. Em Workspace, o administrador do Google pode precisar liberar o aplicativo do Advogue no painel de apps de terceiros.
A conexão está disponível em todos os planos. A tela fica em Organização → Google.
Google Drive
Dona Maria manda pelo WhatsApp a foto da carteira de trabalho. Esse arquivo vai para a pasta dela no Drive do escritório, junto com a petição que a equipe gerar e com o que mais for anexado ao atendimento. A pasta é criada ou localizada pelo Advogue conforme o cadastro da pessoa ou do lead.
Onde ficam os arquivos
Os documentos dos clientes ficam na conta Google do escritório, em todos os planos. O Advogue não guarda os PDFs dos casos. O espaço em disco é o do seu Google.
Atenção. O limite do plano não é de gigabytes. É de operações automáticas por mês: envios de arquivo, criação de pastas, organização pela assistente. O consumo aparece em Organização → Consumo. Se um envio ficar bloqueado ou aparecer erro de cota, confira primeiro se o Drive está conectado e depois se essa cota do mês esgotou.
Sem a conexão Google, os envios automáticos ficam bloqueados até o administrador autorizar a conta.
O que dá para fazer
Pastas por cliente. Petições, TRCT, anexos de WhatsApp e arquivos do atendimento podem ir para a pasta do cliente no Drive.
Explorador de arquivos. Nas telas de documentos e nos perfis, o ícone do Drive abre a conta conectada para navegar, enviar e baixar arquivos.
Anexos de e-mail. No histórico de e-mails do chat, um clique salva o anexo na pasta do contato no Drive.
Organizar a pasta com a Xamann IA. No explorador, o atalho Organizar pasta e arquivos varre a pasta do cliente e sugere uma reorganização. Nada muda até você confirmar.
Pastas globais
Além das pastas por cliente, o escritório pode informar, na aba Google, a Pasta de
Convenções e a Pasta de PPPs. Elas viram atalhos no explorador interno. Para cada uma,
cole o código da pasta: é o trecho que aparece depois de folders/ no endereço da pasta no
Drive. Esse passo é opcional. A pasta de modelos de petição não fica aqui: ela é escolhida
na aba Petições, como explica Modelos e petições.
Gmail
Um cliente responde por e-mail à mensagem que o escritório mandou. Quem atende vê esse e-mail no histórico do atendimento, sem sair do Advogue. Se for um assunto de financeiro, manda a conversa para o marcador do financeiro, e só quem tem permissão nesse marcador enxerga.
O Advogue lê o Gmail do escritório para três coisas: mostrar o histórico de e-mails no atendimento, aplicar marcadores na triagem e salvar anexos no Drive do cliente. Ele não substitui o Gmail. Complementa o que acontece no chat e no perfil.
Atenção. Na aba Comunicação existe uma chave de um serviço de envio de e-mails, chamado Resend. Ela serve para o sistema enviar e-mails automáticos, como convites e lembretes. Não lê a caixa de entrada; quem lê é o Gmail conectado.
Marcadores e quem vê o quê
Os marcadores são os do próprio Gmail. Crie-os lá antes, se ainda não existirem.
- Com o Google conectado, em Organização → Google, marque quais marcadores do Gmail ficam disponíveis para a equipe.
- Clique em Salvar configurações Google. Sem salvar, a equipe não vê os marcadores liberados.
- Em Organização → Usuários, abra as Permissões de cada colaborador e selecione quais marcadores aquela pessoa pode ver no histórico de e-mails.
Assim, financeiro, RH ou qualquer pasta sensível fica isolada: cada colaborador só vê os marcadores autorizados para ele.
Se um colaborador não vê e-mails, confira nesta ordem: o Google está conectado, o marcador está habilitado na organização, e a pessoa tem permissão para esse marcador em Usuários. Se um marcador recém-criado no Gmail não aparece na lista, recarregue a aba Google; pode levar alguns segundos.
Triagem no atendimento
No histórico de e-mails de um contato no chat, administradores e gerentes usam Enviar para o marcador. A conversa sai da Caixa de Entrada do Gmail e passa a aparecer para quem tem permissão naquele marcador. Ao lado de cada anexo, o ícone do Drive grava o arquivo na pasta do cliente.
Com a Xamann IA
Na tela E-mails, abra um e-mail e clique no ícone de brilho, Xamann IA. O painel da assistente abre com aquele e-mail como contexto, e você pergunta o que precisar: de quem é, a que processo se refere, o que responder. Se o e-mail veio do INSS, ela já começa pela análise, com o cliente e o protocolo identificados. Ao lado, o menu Ações do e-mail oferece Criar tarefa, Vincular Pessoa/Processo, Responder, Não responder e Marcar como não lida. Em todos os casos a assistente prepara e pede confirmação antes de gravar ou enviar.
Para escrever, use Escrever no alto da lista. O envio sai pela conta Google do escritório, sempre depois de você clicar. Não existe um robô que transforma cada e-mail novo em tarefa por conta própria.
Limite do plano
A cota de e-mails do plano conta os e-mails que o Advogue envia em nome do escritório: avisos, convites e lembretes automáticos. Ler e triar o Gmail não consome essa cota. Acompanhe em Organização → Consumo. Passar da cota pode gerar cobrança extra se o uso excedente estiver ativo, como explica Planos.
Google Meet
A audiência de Dona Maria será por videoconferência. Quem agenda abre o agendamento, escolhe a forma Videoconferência (Google Meet, Zoom, etc.) e clica em Gerar Meet. O Advogue cria o evento no calendário da conta Google conectada, com o link do Meet, e guarda o link no agendamento.
O calendário usado é o principal da conta conectada na aba Google. Cada escritório usa o seu próprio Google; o Meet e o Drive de um escritório não aparecem para outro.
Onde gerar ou enviar o link
No agendamento. Crie ou edite um agendamento, escolha a forma de videoconferência, preencha data e hora e clique em Gerar Meet ao lado do campo de link. Ao salvar, o link fica na lista de agendamentos do processo. Se quiser, marque Notificar o cliente no portal.
No atendimento. No perfil do cliente ou no chat, use Enviar link Meet ao cliente. Gere o link ou cole um existente e envie para o chat do cliente.
Sem criar evento no Google. Você pode colar um link https://meet.google.com/... no
agendamento ou nessa tela, sem usar Gerar Meet. Nesse caso nada é criado no Google
Calendar. Serve também para o link fixo do escritório: o Advogue não confere se o link veio
do botão.
Se Gerar Meet não funciona
O botão depende de a conexão Google incluir o Calendar.
Atenção. Se o escritório conectou o Google antes de existir o Meet, a conexão antiga pode não ter a permissão do Calendar. A mensagem na tela diz «Sem permissão para o Google Calendar. Desconecte e reconecte o Google». A solução é um administrador abrir a aba Google, clicar em Desconectar e depois em Conectar com Google de novo, aceitando o Calendar na tela do Google.
Se a mensagem for «Google não conectado. Um administrador deve conectar», o escritório não tem conexão Google ativa. A mensagem aponta para Organização → Integrações, que é a lista de integrações do escritório; o cartão do Google Drive ali leva à aba Google.
Se mesmo assim não funcionar, o problema está do lado do Advogue, não do escritório. Fale com o suporte.
Contas Gmail pessoais podem ter limites do próprio Google para o Meet. Uma conta Google Workspace costuma ser mais previsível.