Para que serve
Toda segunda-feira, dona Maria manda a mesma mensagem: "e o meu processo?". Alguém do escritório abre o sistema, olha o último andamento, traduz o juridiquês e responde. Na semana seguinte, a pergunta volta. Multiplique isso por duzentos clientes.
O Portal do cliente existe para cortar essa fila. O cliente abre o portal no celular, em uma área com login, e vê sozinho o que precisa saber sobre o caso. O escritório para de gastar tempo do advogado e da equipe com pedidos simples de andamento, e o cliente para de esperar resposta para saber se aconteceu alguma coisa.
Não é preciso instalar aplicativo da loja. O acesso é pelo navegador do celular, e o endereço do portal é /cliente. Quem quiser pode guardar o portal na tela inicial do celular, com o ícone e o nome do escritório, como se fosse um aplicativo; o passo a passo está em O portal na tela inicial do celular.
O que o cliente vê
Dentro do portal, o cliente encontra tudo o que diz respeito ao caso dele, e só ao caso dele. O menu de baixo tem seis entradas: Início, Finanças, Chat, Docs, Entrevista e Conta.
Em Início ele vê os processos e o andamento de cada um, as pendências, as audiências e os compromissos importantes do caso.
Em Finanças ele vê os repasses que o escritório já pagou a ele. Valores ainda por receber só aparecem quando o Advogue está configurado para isso, e mesmo assim sem cifra antes da data prevista. Em Conta ele mantém os dados cadastrais em dia, o que poupa o escritório de correr atrás de telefone e endereço desatualizados.
Em Docs ele vê os documentos do caso e, em Enviar Documentos, manda os que o escritório pediu, sem foto pelo WhatsApp. Em Entrevista ele pode abrir uma nova entrevista trabalhista, previdenciária ou de acidente de trabalho, respondendo a uma triagem que agiliza a análise do escritório. E em Chat ele conversa com o escritório dentro da mesma área com login.
O portal também pergunta ao cliente, no máximo a cada noventa dias, "Como foi sua experiência conosco?". Quem dá nota alta recebe o convite Avalie no Google. Há ainda um programa de indicação, em que o cliente indica conhecidos e acompanha as indicações convertidas e a recompensa. As respostas e as indicações aparecem em Organização → Relacionamento.
Atenção. O portal mostra o que está gravado no sistema. Antes de dar acesso a alguém, vale conferir o que está no cadastro daquela pessoa, porque é isso que ela vai enxergar.
Como o andamento aparece para o cliente
O cliente vê o texto publicado no tribunal, o andamento ou a publicação como saiu. Logo abaixo aparece uma explicação curta em linguagem simples, preparada pelo sistema na voz do escritório. Para os andamentos comuns, como sentença, audiência, perícia ou intimação, é um texto padrão daquele tipo. Para um texto longo e fora de qualquer categoria, a Xamann IA escreve um resumo, que fica guardado para não ser refeito a cada visita. Em nenhum caso a explicação cita valores, datas de pagamento ou promete resultado: ela diz o que a etapa significa e que o escritório está cuidando.
É essa combinação que reduz a ansiedade. O cliente lê "conclusos para despacho" e, embaixo, lê que o processo está com o juiz esperando uma decisão e que não há nada a fazer por enquanto. Ele não precisa ligar para perguntar o que aquilo significa.
Atenção. O portal só comemora uma vitória com o cliente quando o texto do tribunal diz isso com todas as letras, como "procedente", "deferido" ou "acordo homologado". Uma "sentença" ou um "trânsito em julgado" não são comemorados, porque podem ser derrota. Quando o resultado é bom e o texto não deixa claro, alguém do escritório usa Confirmar vitória no portal, no menu da casinha ao lado do nome do cliente.
O WhatsApp continua existindo
Nem todo cliente vai abrir o portal. Alguns vão continuar mandando "e o meu processo?" pelo WhatsApp. Nesses casos, a Xamann IA lê o que está no cadastro e prepara um rascunho de resposta. Alguém do escritório lê, ajusta se precisar e envia.
O ganho é o tempo de redigir, não a ausência de uma pessoa. Nada vai ao cliente sem aprovação. Como isso funciona no dia a dia está em WhatsApp.
Liberar o acesso
A liberação é individual: alguém da equipe confere o cadastro do cliente e libera, uma pessoa de cada vez. Tudo fica no ícone de casinha ao lado do nome do cliente, na ficha dele (Atendimento → perfil) e no topo da conversa no /chat. Casinha cinza quer dizer portal não liberado; verde, liberado.
- Abra a ficha do cliente ou a conversa dele no /chat e clique na casinha ao lado do nome.
- No menu, escolha Auditar e liberar. Abre a janela do portal, na aba Liberação.
- Clique em Auditar processos (lote) e em Auditar financeiro e leia os dois relatórios. Eles mostram o que o cliente vai encontrar do outro lado; o que estiver errado se corrige antes de liberar.
- Clique em Liberar portal para o cliente e confirme. A casinha fica verde e o menu passa a mostrar a data da liberação.
A liberação exige CPF no cadastro, porque o portal pede o CPF na entrada; sem ele, a tela recusa e pede para completar o cadastro. Confira também o telefone: é para ele que vai o código de entrada. Se o cadastro estiver errado, o acesso chega na pessoa errada ou não chega.
Depois de liberar, avise o cliente pelo mesmo menu, em Enviar convite. O convite vai pelo WhatsApp do escritório e, se houver e-mail no cadastro, também por e-mail, com o endereço de entrada do portal. Pelo WhatsApp, o convite sai como mensagem comum quando o cliente escreveu nas últimas 24 horas; com a conversa parada há mais tempo, ele depende de um modelo de mensagem aprovado pela Meta, e a tela avisa quando não saiu. Nesse caso, espere o cliente responder alguma mensagem e envie de novo, ou use Copiar link de acesso e mande o link quando a conversa abrir. Dá para convidar sem liberar, porque o mesmo convite pode levar o link da entrevista, mas quem entra antes da liberação só vê «Portal em preparação».
Como o cliente entra
Na tela de entrada, o cliente escolhe Telefone ou E-mail, informa o contato gravado no cadastro e recebe um código de seis números. Pelo telefone, o código chega pelo WhatsApp do escritório mesmo que o cliente não tenha conversado com vocês nos últimos dias. Em seguida ele digita o código e o CPF, e o portal abre. A aba Código, que aceita um código de convite no formato ABC-123, serve a quem não sabe qual contato está no cadastro; esse código ainda não é gerado pela tela da equipe, então peça ao suporte quando precisar.
O CPF é a proteção contra número de celular repassado: quando o cliente troca de chip, a operadora pode entregar o número antigo a outra pessoa, que receberia o código mas não sabe o CPF de quem era o número. Pelo mesmo motivo, o código só sai para um número que deu sinal de vida nos últimos seis meses — mensagem do cliente por ele no WhatsApp, cadastro ou liberação feitos pela equipe, ou entrada no portal por ele. Se o número estiver parado há mais tempo, a tela pede ao cliente que mande uma mensagem ao escritório por aquele WhatsApp e tente de novo.
Quem perdeu o número usa Troquei de número, na tela de entrada: informa o CPF e o número novo. Isso não dá acesso na hora. O pedido aparece na conversa do cliente no /chat, marcado como não lido, e a equipe confirma com a pessoa antes de trocar o telefone do cadastro — o pedido sozinho não prova que é ela. Com o número novo no cadastro, o cliente entra por ele normalmente.
Atenção. Audite o cadastro do cliente antes de liberar o acesso. O portal mostra o que está gravado no sistema. Um processo vinculado à pessoa errada, ou um valor lançado no caso errado, vai aparecer para o cliente exatamente assim.
Depois de liberar, oriente o cliente a abrir o portal sempre que quiser saber do caso. Quanto mais ele usa o portal para pendências, documentos, entrevistas e avisos, menos ele precisa mandar mensagem.
Sobre segurança e proteção dos dados do cliente, veja /docs/portal/seguranca-e-dados.
O portal na tela inicial do celular
O cliente não precisa baixar nada da loja, mas pode ter o portal como um ícone na tela inicial do celular, ao lado do WhatsApp e do banco. O ícone leva a logo e o nome do escritório. Um toque abre o portal em tela cheia, sem barra de endereço, direto no caso dele. Para quem pergunta "e o meu processo?" toda semana, esse ícone é o caminho mais curto até a resposta, e é um ícone do escritório na tela do cliente todos os dias.
O próprio portal ensina. Na primeira vez que o cliente entra pelo celular, a tela Início mostra o cartão Tenha o portal na tela inicial, com o passo a passo da plataforma dele. O mesmo passo a passo fica sempre em Conta → Aplicativo. No Android com Chrome, o cartão traz o botão Adicionar à tela inicial, que abre a confirmação do próprio celular. No iPhone, a Apple não permite esse botão, e o caminho é pelo Safari: Compartilhar (o quadrado com a seta para cima), depois Adicionar à Tela de Início e Adicionar. Em outros navegadores do Android, o caminho é o menu de três pontos e Adicionar à tela inicial ou Instalar aplicativo. Quem tocar em Agora não deixa de ver o cartão por um mês; o caminho pela Conta continua lá.
Se alguém do escritório for orientar por telefone ou WhatsApp, uma frase basta: "Abra o portal no celular e, na tela Início, toque em Adicionar à tela inicial". O cartão faz o resto.
O ícone é a logo cadastrada nas configurações da organização, centralizada num quadrado branco. Sem logo, o ícone mostra as iniciais do nome do escritório sobre a cor primária cadastrada. O nome embaixo do ícone é o nome do escritório; quando é longo, o portal usa as primeiras palavras, sem "Advogados" ou "Sociedade de Advogados", porque o celular corta em cerca de doze caracteres. Trocar a logo ou o nome vale para quem adicionar o atalho depois. Quem já tem o ícone precisa removê-lo e adicionar de novo para ver a mudança.
Atenção. O atalho não é um aplicativo da loja e não avisa nada sozinho: ele não manda notificação de andamento. O aviso ao cliente continua sendo o WhatsApp. E o atalho abre o portal com o acesso do cliente; se o acesso tiver expirado, ele cai na tela de entrada do cliente e pede o código de novo, como em Liberar o acesso.
Dúvidas frequentes
Isso substitui o atendimento humano? Não. O portal reduz as consultas repetitivas e organiza a informação. O escritório continua decidindo o que liberar e quando conversar com o cliente.
O cliente precisa instalar aplicativo? Não. O acesso é pelo navegador do celular, em área com login. Quem quiser pode guardar o portal na tela inicial, com o ícone do escritório, pelo cartão que o próprio portal mostra; veja O portal na tela inicial do celular.
O ícone na tela inicial mostra a logo do escritório? Sim, a logo cadastrada nas configurações da organização. Sem logo, aparecem as iniciais do nome do escritório sobre a cor primária.
O atalho na tela inicial manda notificação? Não. Ele só abre o portal mais rápido. O aviso ao cliente continua pelo WhatsApp.
O cliente vê informações financeiras? Vê os repasses que já recebeu. Valores por receber só aparecem quando o Advogue está configurado para isso, e nunca com cifra antes da data prevista.
Como o cliente ganha acesso? Alguém da equipe libera pela casinha ao lado do nome do cliente (Auditar e liberar) e avisa por Enviar convite, no mesmo menu. O cliente entra com o telefone ou o e-mail do cadastro, recebe um código e informa o CPF. Veja Liberar o acesso.
O cliente não consegue entrar. Quase sempre ele está tentando com um telefone ou e-mail diferente do que está no cadastro: confira o cadastro. Se ele vê «Portal em preparação», falta liberar (casinha cinza). Se a tela disser que o CPF não confere, confira o CPF do cadastro; se pedir para confirmar o número, basta o cliente mandar uma mensagem ao escritório pelo WhatsApp daquele número e tentar de novo.
O cliente trocou de número. Ele pode avisar pelo WhatsApp novo ou usar Troquei de número na tela de entrada; nos dois casos, confirme que é a própria pessoa antes de trocar o telefone do cadastro. Depois disso ele entra pelo número novo.
Por que o portal pede o CPF se o código já chegou? Porque o código prova que a pessoa está com o celular, não que o celular ainda é do cliente. Número de celular abandonado volta para a operadora e é repassado a outra pessoa.