Para que serve
Dona Maria fechou com o escritório numa quarta à noite, pelo WhatsApp. Ela mora a duas horas de distância e não vai aparecer para assinar papel. Alguém da equipe gera a procuração e o contrato, manda o link, e ela assina no celular, com o dedo, antes de dormir. Na manhã seguinte o contrato está assinado, com validade jurídica, e o PDF já está na pasta dela.
Quem faz a assinatura acontecer é a ZapSign, um serviço de assinatura eletrônica. O Advogue gera o documento, envia para a ZapSign e acompanha o status. A conta na ZapSign é do escritório: é o escritório que contrata, paga e responde por ela. O Advogue só usa a chave dessa conta para enviar os documentos em nome dele.
Atenção. A integração existe a partir do plano Essencial. No plano Free ela aparece em Integrações com a marca Requer upgrade. Como mudar de plano está em Planos.
Conectar a conta
Antes de tudo, o escritório precisa de uma conta na ZapSign, criada em app.zapsign.com.br. É dela que sai a chave de API, um código que identifica a conta e que o Advogue usa para enviar documentos. No painel da ZapSign, a chave fica em Integrações > API.
Com a chave em mãos, um administrador conecta:
- Abra Organização > Integrações e localize a ZapSign.
- Clique em Instalar.
- Cole a chave no campo Chave API ZapSign (BYOK) e clique em Salvar chave. O status deve mudar para Ativa.
- Ainda nessa tela, o cartão mostra o caminho do aviso, na linha que começa com Webhook. No painel da ZapSign, em Webhooks, cadastre esse caminho precedido do endereço do seu Advogue, o mesmo que aparece no navegador quando você está logado. É por esse aviso que o Advogue fica sabendo, na hora, que o cliente assinou.
O campo Webhook externo (opcional) do mesmo cartão é outra coisa: serve para o Advogue avisar um sistema seu quando algo acontece na integração. Pode ficar vazio.
Para testar sem gastar assinaturas de verdade, a ZapSign tem um ambiente de testes. Use a chave desse ambiente e marque Ambiente sandbox ao salvar no Advogue. Quando for para valer, troque pela chave da conta real e desmarque.
Atenção. Sem o aviso de assinatura configurado, o envio funciona, mas o status do documento não muda sozinho no Advogue e o PDF assinado não vai para o Drive. Você teria que conferir na ZapSign e baixar à mão.
Mandar um documento para assinar
Os documentos saem da entrevista. Ao gerar os documentos do cliente, a janela de documentos mostra a procuração, a declaração de hipossuficiência e o contrato de honorários. O botão Enviar ao ZapSign (pacote) manda os três de uma vez, cada um com o seu link de assinatura. Se o cliente tem e-mail cadastrado, a própria ZapSign manda o link por e-mail.
Depois do envio, a janela passa a mostrar a faixa Enviado para assinatura (ZapSign), com três atalhos: Copiar, para colar o link onde quiser; Abrir ZapSign, para ver o documento lá; e Enviar WhatsApp, que manda ao cliente uma mensagem aprovada pela Meta com o link, pelo número do escritório. Esse último só aparece se o cliente tem WhatsApp cadastrado; sem WhatsApp nem e-mail, a janela avisa.
A assistente também ajuda nisso. Logo depois de cadastrar um cliente com entrevista, ela oferece o atalho Gerar documentos para assinatura; e no atendimento de quem ainda não assinou, o atalho Reenviar link de assinatura manda de novo a mensagem com o link. Nos dois casos ela prepara e você confirma. Se a chave da ZapSign ainda não estiver configurada, ela avisa em vez de tentar.
Quando a procuração ou o contrato é assinado e o aviso está configurado, o funil comercial reage: o lead é promovido sozinho, porque qualquer um dos dois significa que o cliente fechou. Como isso funciona está em Captação.
O que o cliente vê
O cliente recebe um link, por e-mail da própria ZapSign ou pela mensagem que alguém do escritório mandou. Ele abre no celular ou no computador, sem instalar nada, lê o documento e assina com o dedo ou com o mouse. No fim, o PDF assinado tem validade jurídica e as partes recebem uma cópia, conforme a configuração da conta na ZapSign.
Se o Google do escritório estiver conectado e o aviso de assinatura configurado, o PDF assinado vai sozinho para a pasta do cliente no Drive. Como o Drive é conectado está em Google do escritório.
Dúvidas comuns
A integração aparece como Requer upgrade. O plano é Free. A ZapSign existe a partir do Essencial.
Deu erro ao enviar o documento. Confira três coisas: se a chave salva é a certa, se ela é da conta de testes ou da conta real conforme Ambiente sandbox esteja marcado ou não, e se o cliente tem e-mail ou WhatsApp válido no cadastro. Para trocar a chave, cole a nova e salve de novo.
O cliente assinou, mas o status não mudou. O aviso de assinatura não está configurado ou aponta para o endereço errado. Confira no painel da ZapSign, em Webhooks, se o endereço termina com o caminho que o cartão da integração mostra na linha Webhook.
Preciso do Google Drive para assinar? Não. O Drive só serve para guardar o PDF assinado na pasta do cliente automaticamente.