Onde ficam os processos
Tudo começa no menu Processo. Ali a equipe lista, filtra e abre a ficha de cada processo do escritório. A ficha reúne o cadastro, as partes, os andamentos e o menu Ações, que aparece mais adiante neste guia.
Um processo entra no sistema de dois jeitos. Pelo botão Novo processo, quando alguém cadastra à mão. Ou pela importação do PJe, em Organização > Monitoramento PJe, quando o escritório quer trazer vários de uma vez.
Cadastrar ou importar
Cadastro manual
Chegou a sentença de um processo que o escritório ainda não tinha no sistema. Abra Novo processo e informe o número CNJ, a vara e as partes.
As partes ficam na aba Partes: autor, réu e advogados. Vale preencher com cuidado, porque o atendimento e o financeiro usam esses vínculos. É por eles que a conversa de WhatsApp encontra o processo do cliente e que o rateio de honorários sabe a quem pertence.
Importar do PJe
Antes da primeira importação em lote, a conta precisa estar preparada em Organização > Monitoramento PJe:
- Informe a OAB principal. O sistema usa o advogado titular para encontrar os processos vinculados no tribunal.
- Conecte o PJe. O login é com certificado digital ou com usuário e senha, conforme o tribunal. O Advogue guarda a sessão para as importações seguintes.
- Importe o lote. Escolha entre trazer processos novos ou atualizar andamentos dos que já existem. Cada importação traz partes, vara e movimentos recentes.
- Revise as partes. Depois da importação, confira autor, réu e advogados na aba Partes.
Atenção. Se a importação não trouxer processos, confira três coisas antes de tentar de novo: a OAB principal, a sessão do PJe (ela expira, e a reconexão é na mesma tela) e se o tribunal está entre os suportados.
De onde vêm os andamentos
No dia a dia, quem alimenta os andamentos é a extensão Xamann Portais, do Chrome. Ela abre o PJe, o eproc e o Meu INSS com o número CNJ já preenchido, captura o que está no portal e registra o andamento no cadastro. Está disponível em todos os planos. Como instalar e usar está em Xamann Portais.
Andamentos também entram à mão, na ficha, e por publicações do diário, quando o processo é seguido. Seja qual for a origem, o andamento alimenta os prazos e a assistente, e a publicação pode ir para a caixa de entrada da equipe.
A extensão não é obrigatória. Sem ela, o cadastro e as publicações continuam funcionando; ela só encurta a consulta nos tribunais com PJe e eproc.
O Datajud
O Datajud é um índice público do CNJ com dados de processos de todos os tribunais. No plano Pro, o Advogue usa esse índice para conferência: compara o cadastro com o que o tribunal publicou e, na ficha do processo, o botão Sincronizar CNJ puxa fase e movimentações sob demanda. Nada disso roda sozinho.
O Datajud não substitui a extensão. A fonte do dia a dia continua sendo a Xamann Portais. Nos planos Free a Starter, os resumos e as análises da assistente usam o cadastro, as publicações e o que a extensão capturou. Isso é um limite do plano, não uma falha do cadastro.
Atenção. O índice pode estar defasado. Se o cadastro e o Datajud discordarem, confira na extensão ou sincronize de novo antes de mudar a fase ou dar baixa. Nunca marque baixa só porque o Datajud mostra um arquivamento antigo.
Os limites por plano estão em Planos.
Acompanhamento do processo
O menu Ações está na ficha do processo e na lista de processos do cliente, dentro do atendimento. Ele concentra três tipos de acompanhamento, que não se confundem: seguir o expediente, o monitoramento manual e o acesso externo de profissionais parceiros.
Seguir o processo
Seguir um processo é dizer ao sistema: "traga as publicações do diário sobre este CNJ". As publicações novas chegam em Notas de expediente, onde a equipe faz a triagem.
Para seguir ou deixar de seguir:
- Abra a ficha do processo, ou a lista em Processo ou na tabela de processos do cliente.
- No menu Ações, escolha Seguir processo, no grupo Acompanhamento.
- Marque ou desmarque Seguir este processo e salve.
Na lista, o ícone de olho abre a mesma janela. Quando o processo é seguido, aparece a etiqueta azul seguir no cabeçalho da ficha.
Deixar de seguir só interrompe a chegada de expediente novo daquele CNJ. O cadastro, os andamentos manuais e a sincronização com o Datajud seguem normais. Um processo arquivado só precisa continuar seguido se o escritório ainda quer as publicações dele; se não, desmarcar reduz o ruído no expediente.
Monitoramento manual
Um processo parado há meses, sem publicação, precisa que alguém olhe de vez em quando. O monitoramento manual é esse lembrete interno. Ele não depende de seguir nem do Datajud.
Em Ações, escolha Monitoramento manual. A janela pergunta se o monitoramento está ativo, a periodicidade (diária, semanal, quinzenal, mensal, trimestral ou semestral), a data inicial e a final, o responsável e o que fazer quando vencer: apenas notificar ou gerar tarefa para o responsável. Preencha e clique em Salvar monitoramento.
Quando a periodicidade passa sem conferência, a etiqueta âmbar monitorar aparece na ficha e na lista, e toda a equipe a vê. O responsável recebe a notificação ou a tarefa, conforme o que foi escolhido. Processos com monitoramento vencido também entram na contagem do painel do escritório.
Depois que alguém conferiu o processo, abra Ações e use Concluir verificação. Isso registra a data e reinicia o ciclo até a próxima periodicidade.
Acesso externo
Para liberar um contador, um advogado correspondente ou um perito em um processo específico, use Ações → Acesso externo ao processo. O guia completo está em Acesso externo.
Prazos, notas de expediente e audiência
O tribunal publica um despacho na terça. Na quarta de manhã, a publicação já está em Notas de expediente, esperando alguém dizer de qual processo ela é e se gera prazo. O prazo, uma vez criado, aparece em Prazos, com responsável e vencimento. As duas telas trabalham juntas: a primeira recebe o que o tribunal publicou; a segunda organiza o que a equipe precisa fazer com isso.
Atenção. Pendência de documento da entrevista e tarefa do fluxo comercial não ficam aqui. Elas vivem no atendimento criado com a entrevista. Veja Entrevista.
Prazos
Em Prazos, filtre por responsável, processo ou tipo. Prazos internos e prazos judiciais têm origens diferentes; o rótulo na lista diz qual é qual. Os prazos do dia aparecem com o filtro de vencimento hoje, ou em Atendimento > Meu dia > Foco.
Se um prazo saiu com data errada, revise o tipo de prazo e a contagem de dias úteis na triagem. Quando o tribunal usa uma regra própria, ajuste a data à mão.
Notas de expediente
As publicações entram sozinhas, vindas dos sites dos tribunais configurados para o escritório. A importação roda de tempos em tempos e pode levar algumas horas depois que o diário publica. Quais diários e tribunais o escritório acompanha se configura em Organização → Monitoramento PJe.
Depois da triagem, vincule a publicação ao processo e abra um prazo se for o caso. A publicação vinculada ao CNJ alimenta os andamentos e pode gerar prazo automático, conforme as regras do escritório.
Se uma publicação não apareceu, confira se o tribunal está entre os acompanhados e se o CNJ está cadastrado e seguido.
Rotina sugerida
- Triar as publicações em Notas de expediente, associando cada uma ao CNJ certo.
- Gerar ou ajustar os prazos, confirmando data e responsável. Eles aparecem em Prazos e na caixa de entrada da equipe.
- Acompanhar no Foco, em Meu dia, as tarefas do dia.
Preparar audiência
A audiência da Dona Maria é amanhã. Na tela Agendamento, localize a audiência e clique em Preparar audiência. O Advogue monta um PDF confidencial, pronto para revisão ou para envio ao advogado correspondente, com:
- o resumo executivo e os fatos narrados na entrevista vinculada ao processo;
- salário, função, admissão, desligamento e duração do contrato;
- os processos ativos e baixados entre o mesmo cliente e a mesma parte adversa, com datas;
- as testemunhas cadastradas, com contatos, observações e situação da notificação;
- as falas do próprio cliente no chat e no WhatsApp sobre fatos, testemunhas, empregadores, jornada, salário, saída ou provas;
- pontos de atenção, instruções gerais, fontes consultadas e alertas de dados ausentes.
A síntese da assistente usa somente o que está no Advogue. Ela não cria fatos nem estratégia, e conversas sem relação com a audiência ficam de fora. Quando a assistente do plano não está habilitada, o sistema gera uma versão básica.
Atenção. Nos dois casos, o advogado confere o PDF com os autos, a entrevista e as orientações do escritório antes da audiência. O documento prepara; não decide.
Para um PDF melhor, mantenha a entrevista vinculada ao processo, os dados do contrato e o cadastro de testemunhas em dia. Como cadastrar testemunhas está em Entrevista.
Quem responde pelo compromisso
Amanhã tem instrução da Dona Maria às 14h, e na agenda o espaço do responsável está em branco. A primeira pergunta de quem chega é: então quem vai? A resposta depende do tipo do ato, e o branco não quer dizer a mesma coisa em todos eles.
Quem aparece como responsável é quem alguém indicou no próprio compromisso, em Agendamento. É um campo que a equipe preenche; o sistema não adivinha.
Em conciliação, em instrução e em ato de oitiva alguém do escritório precisa comparecer. Aí o branco é falta de indicação mesmo: ninguém assumiu ainda. Enquanto não assumir, quem responde pelo ato é o advogado responsável da organização, aquele que fica cadastrado em Organização. Abra o compromisso e indique quem vai — é a mesma tela onde você conferiu a data.
Em perícia médica e em perícia de insalubridade o branco é o certo. Quem comparece é o cliente, sozinho, com os documentos dele. O escritório avisa, orienta e depois recebe o laudo. Não há advogado para indicar, e ficar procurando um é perder tempo.
Em julgamento também não há ninguém para indicar. O processo entra em pauta, ninguém comparece, e o resultado chega pela publicação — que cai em Notas de expediente como qualquer outra.
Em entrevista e em compromisso interno, quem responde é quem marcou. Vale indicar de todo jeito, porque é isso que faz o compromisso aparecer na agenda da pessoa certa.
Uma última coisa explica muito do que se vê na tela. Na prática, a equipe costuma preencher o responsável depois do ato, na hora de registrar quem foi. Por isso compromisso futuro aparece em branco com mais frequência do que compromisso passado. Se você quer que a agenda diga quem vai, a indicação precisa ser feita antes.
Como saber se o cliente já foi avisado
A audiência é na terça e ninguém lembra se avisaram a Dona Maria. O compromisso responde isso, mas a resposta vem em três graus, e vale conhecer a diferença entre eles.
O grau mais forte é avisado com data. Ele aparece quando a mensagem saiu pelo próprio sistema, pelo botão de notificar por WhatsApp na agenda. O compromisso guarda o dia em que saiu e quem mandou. É registro de verdade: dá para conferir depois, e ninguém precisa confiar na memória de ninguém.
O grau do meio é avisado sem data. Vem da caixinha Ciente, no formulário do compromisso. Alguém da equipe marcou para dizer que avisou. Vale, e o sistema respeita — não vai cobrar de novo o que a equipe deu por feito. Mas não diz quando foi nem quem falou com o cliente.
O terceiro é sem aviso, e aqui está a parte que mais confunde. Sem aviso quer dizer que não há registro, não que o cliente esteja no escuro. Se alguém ligou para a cliente, ou mandou mensagem do celular pessoal, o compromisso não ficou sabendo. Então trate como "ninguém registrou" e confirme antes de avisar de novo.
Isso vale para os atos em que o cliente comparece: audiência e perícia. Em julgamento não há aviso a dar, e a agenda nem pergunta. Para testemunha o registro é o mesmo, junto da convocação, e aparece na lista de testemunhas do compromisso.
A recomendação prática é curta: mande o aviso pela agenda, não pelo celular. Leva o mesmo tempo, o cliente recebe a mesma mensagem, e daqui a três semanas alguém vai conseguir responder quando o aviso saiu.
O processo nos outros módulos
O rateio de honorários por processo está em Financeiro. As testemunhas vinculadas ao CNJ estão em Entrevista. Quem cuida do site do escritório ou de integrações encontra a lista de processos por API em /developers.
Dúvidas comuns
Seguir e monitoramento são a mesma coisa? Não. Seguir traz as publicações do diário daquele CNJ. Monitoramento manual é um lembrete periódico interno para alguém da equipe conferir o processo.
O Datajud está desatualizado. Use Sincronizar CNJ na ficha. Não dê baixa no cadastro só porque o Datajud mostra um arquivamento antigo; o índice pode estar defasado.
Preciso da extensão do Chrome? Não é obrigatória, mas acelera a consulta nos tribunais com PJe e eproc. Funciona em todos os planos.
Quem vê a pendência "monitorar"? Toda a equipe, na ficha e na lista. O responsável configurado recebe a notificação ou a tarefa, conforme a ação escolhida.
Onde vejo os prazos do dia? Em Prazos, com o filtro de vencimento hoje, ou em Atendimento > Meu dia > Foco.